Saavutettavan sisällön tuottaminen on joukkuelaji. Opastamisessa ei tarvitse haukata liian isoa palaa, vaan pienillä arjen teoilla pääsee eteenpäin.
Anna ajattelutavan muutokselle aikaa
Selkeissä ja saavutettavissa sisällöissä on lopulta kyse koko työyhteisön ajattelutavan muutoksesta organisaatiolähtöisestä asiakaslähtöiseksi. Oma työ on kirjoittajille usein tutumpaa kuin asiakkaan tilanne, joka on usein palautettava erikseen mieleen tämänkaltaisten kysymysten avulla:
- Miten viestittävä asia näkyy asiakkaan tai muun kohderyhmän arjessa, ja onko se ylipäätään olennainen hänelle? Käsittelenkö aihetta kohderyhmän tilanteen vai viranomaistyön näkökulmasta?
- Millainen teksti auttaisi lukijaa parhaiten? Millaisen tunteen tai mielikuvan haluan hänessä herättää, ja auttaako tekstini häntä toimimaan?
Ajattelutavan muutos vaatii aikaa, ja pikaratkaisuja siihen ei välttämättä ole. Ihmisten innostaminen ja tukeminen onkin jatkuvaa työtä, jossa luotsaat ja innostat koko organisaatiota entistä asiakaslähtöisempään työhön.
Lopputulos on kestävä ja säteilee kaikkiin kohtaamisiin kohderyhmienne kanssa.
Varmista riittävä ohjeistus ja tuki
Parhaiten tekemisen tavat juurtuvat, kun yleisten ohjeiden lisäksi työntekijöiden saatavilla on ohjeistuksia, jotka kertovat, miten teillä kirjoitetaan ja millaista kieltä asiakkaanne teiltä odottavat.
Helposti löydettävät ohjeet auttavat viestimään selkeästi arjen kiireissä. Yleisillä ohjeilla pääsee hyvin alkuun, ja lisäksi voit antaa täsmätärppejä organisaatioosi.
Yleiset ohjeistukset
- Miten ottaa oman tekstin lukija huomioon?
- Miten viestiä lukijalähtöisesti, selkeästi ja ymmärrettävästi?
- Mitkä ovat ajantasaiset oikeinkirjoitussuositukset?
- Miten kirjoittaa selkokielellä?
- Esimerkit ja inspiroivat onnistumiskokemukset muualta julkishallinnosta
Esimerkkejä
- Tämä työkalupakki on yksi esimerkki kootusta ohjeistuksesta.
- Linkkejä erilaisiin ohjeisiin ja tukimateriaaleihin on työkalupakin sivulla Ohjeet sisällöntuottajille.
Sisäiset ohjeistukset omassa organisaatiossa usein toistuvista kysymyksistä
- Millaisin yleisin periaattein meillä viestitään asiakkaille? Keitä asiakkaamme ovat?
- Onko sallittua poiketa lakitekstistä, ja milloin?
- Miten meillä yleistajuistetaan erikoisalan termit?
- Miten meillä puhutellaan asiakasta, entä itseämme?
- Miten ohjeistamme tekstien jakeluun, jotta sisäiset tekstit eivät päädy asiakkaille?
- Kenelle ja missä meillä viestitään selkokielellä?
- Mitä tapaa meillä suositaan hyperlinkeissä?
Kun perustelet ohjeet asiakkaan tilanteen ja tiedontarpeen kautta, niiden tärkeys voi olla helpompi ymmärtää: ohjeet eivät ole olemassa itseään vaan asiakasta varten.
Moni on myös kokenut erityisesti oman viraston esimerkit hyödyllisiksi ja havainnollisiksi.
Esimerkkejä
- Intra-sivu tai Teams-kanava tai sisäiset viestit
- Esimerkkikokoelmat lähtö- ja lopputeksteistä, tarvittaessa anonymisoituna
- Inspiroivat onnistumistarinat omalta työpaikalta
- Sisäinen tyylikirja. Pidä pituus napakkana ja ohjaa nettilähteisiin!
Rohkaise ja varmista, että ohjeita ja tukea käytetään
Ota kannustava rooli; auta asiantuntijoita hahmottamaan, mitä hyötyä selkeästä kielestä on heidän työlleen ja kohderyhmilleen.
Innosta ja kannusta arjessa
Moni pitää itseään taitamattomana kirjoittajana. Tämä asenne estää myös oppimisen ja vastuunoton omasta tekstistä.
Ota siksi kannustava rooli; auta asiantuntijoita hahmottamaan roolinsa saavutettavuuden ja virastonne tehtävien edistäjänä. Yksi keino tähän ovat esimerkiksi asiantuntijoiden kasvu- ja onnistumiskokemusten kuvaukset sisäisissä kanavissa tai työkalujen liitteinä.
Avaa (vertais)tuelle sisäinen kanava, jota voit hyödyntää myös rohkaisemiseen ja onnistumisten juhlistamiseen. Onnistumiskokemuksia voi nostaa näkyvästikin esiin infotilaisuuksissa tai intrauutisina.
Voit harkita myös palkitsemista: anna työyhteisön valita joukostaan vaikkapa kuukauden kirjoittaja, syksyn selkein tai vuoden viestijä.
Muistuta työkaluista
Muistuta yhteisistä tavoitteista ja oppaista, pidä niitä esillä niin viestintäkanavissa ja muistuta niistä esihenkilöille.
Ideoi HR:n ja esihenkilöiden kanssa, voisiko työkaluja hyödyntää perehdytyksessä tai kehityskeskusteluissa.
Vinkki
Ohjeet ja hyvät käytännöt saattavat juurtua esimerkiksi palkitsemisen avulla tehokkaammin kuin muistuttamalla ja velvoittamalla.
Alkuun helposti
Vinkkaa olemassa olevista lähteistä ja uusista koulutuksista intrassa, henkilöstön infokirjeissä tai muissa sisäisissä kanavissa.
Avaa Teams-kanava, jossa voi kysyä neuvoa kirjoittamiseen. Vastauksesi näkyvät kerralla monille, ja ajan myötä harjaantuneemmat kirjoittajat saattavat innostua neuvomaan kollegoitaan.
Jos työntekijät ovat innostuneita työstämään tekstejä yhdessä, harkitse työpajoja tai palautesessioita, joissa annetaan vertaispalautetta tuellasi. Näin sinun ei tarvitse tehdä kaikkea itse.
Pikapalautteestakin on kirjoittajalle usein hyötyä: jo 10–15 minuutissa ehtii yleensä kommentoida olennaisimmat asiat.
Jos aikaa ja energiaa riittää, järjestä säännöllisesti päivystäviä tekstiklinikoita.
Vinkki
Kerää antamasi vinkit ja vastaukset yhteen tiedostoon. Saatat saada niistä materiaalia, josta pystyt myöhemmin jäsentämään sisäisen ohjeen.
Edellinen aihe:
1. Suunnan ja tavoitteiden määrittely
Seuraava aihe:
3. Prosessit ja organisoituminen